COMUNICAZIONE 

AI SENSI DELL’ART. 5 COMMA 1 LETT. E) D.LGS. 24/2023

 

In attuazione della Direttiva (UE) 2019/1937, è stato emanato il D.Lgs. n. 24 del 10 marzo 2023 riguardante “la protezione delle persone che segnalano violazioni del diritto dell'Unione e recante disposizioni riguardanti la protezione delle persone che segnalano violazioni delle disposizioni normative nazionali” (a seguire “Normativa Whistleblowing”).

 

Nel rispetto della Normativa Whistleblowing, Rai Way ha attivato specifici canali di segnalazione interna e adottato una Procedura per la gestione delle segnalazioni (di seguito “Procedura Whistleblowing”).

 

Si rappresentano a seguire le informazioni necessarie sui canali interni ed esterni, sulle procedure e sui presupposti per potere effettuare le segnalazioni nel rispetto della Normativa Whistleblowing e di quanto previsto dalla Procedura Whistleblowing in merito a queste ultime e, conseguentemente, per potere beneficiare delle relative forme di tutela.

 

Le segnalazioni possono essere effettuate da chi rientra in una delle seguenti categorie di soggetti:

• personale interno della Società
• lavoratori autonomi, collaboratori, liberi professionisti e consulenti che svolgono la propria attività lavorativa per la Società
• lavoratori e collaboratori dei fornitori di lavori, beni e servizi in favore della Società
• volontari e tirocinanti (anche non retribuiti)
• azionisti e le persone con funzioni di amministrazione, direzione, controllo, vigilanza o rappresentanza della Società, anche qualora tali funzioni siano esercitate in via di mero fatto

 

La tutela del segnalante si applica anche quando il rapporto giuridico non è ancora iniziato, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite durante il processo di selezione o in altre fasi precontrattuali, durante il periodo di prova e successivamente allo scioglimento del rapporto giuridico, se le informazioni sulle violazioni sono state acquisite nel corso del rapporto stesso.

 

Le segnalazioni anonime, sebbene non costituiscano “segnalazioni” ai sensi della Normativa Whistleblowing, saranno gestite, secondo le prescrizioni (in quanto compatibili) previste dalla Procedura Whistleblowing, purché ricorrano le seguenti condizioni:

• abbiano ad oggetto comportamenti illeciti o violazioni che possono essere segnalati ai sensi della Normativa Whistleblowing (v. infra ‘Cosa si può segnalare’);
• contengano elementi di fatto circostanziati e concordanti tali da garantire un’informazione il più possibile completa in merito al determinato fatto o comportamento oggetto della segnalazione.

 

N.B. Si fa presente che effettuando una segnalazione anonima non si applicano le tutele di cui alla Normativa Whistleblowing, che sono ivi previste solo per il soggetto che sia stato successivamente identificato ed abbia subìto ritorsioni.

 

In conformità alla Normativa Whistleblowing ed alla Procedura Whistleblowing, possono essere segnalate violazioni, di cui il segnalante sia venuto a conoscenza nell’ambito del contesto lavorativo, costituite da comportamenti, atti od omissioni che ledono l’integrità della Società o l’interesse pubblico, e che consistono in:

• illeciti amministrativi, contabili, civili o penali
• condotte illecite rilevanti ai sensi del Decreto Legislativo n. 231/2001 o violazioni dei modelli di organizzazione e gestione ivi previsti, del Codice Etico aziendale, della Policy Anticorruzione;
• illeciti che rientrano nell’ambito di applicazione degli atti dell’Unione europea o nazionali relativi, in particolare, ai seguenti settori: appalti pubblici; servizi, prodotti e mercati finanziari e prevenzione del riciclaggio e del finanziamento del terrorismo; sicurezza e conformità dei prodotti; sicurezza dei trasporti; tutela dell’ambiente; radioprotezione e sicurezza nucleare; sicurezza degli alimenti e dei mangimi e salute e benessere degli animali; salute pubblica; protezione dei consumatori; tutela della vita privata e protezione dei dati personali e sicurezza delle reti e dei sistemi informativi (l’allegato che indica specificamente le norme cui è applicabile la Normativa Whistleblowing  è visionabile, nell’ambito di quest’ultima,

 al link  https://www.normattiva.it/uri-res/N2Ls?urn:nir:stato:decreto.legislativo:2023-03-10;24@originale)

• atti od omissioni che ledono gli interessi finanziari dell’Unione europea
• atti od omissioni riguardanti il mercato interno
• atti o comportamenti che vanificano l’oggetto o la finalità delle disposizioni di cui agli atti dell’Unione europea.

 

Nelle segnalazioni sono contenute informazioni, compresi i fondati sospetti, riguardanti violazioni commesse o che, sulla base di elementi concreti, potrebbero essere commesse nell’ambito del proprio contesto lavorativo, nonché gli elementi riguardanti condotte volte ad occultare tali violazioni.

Non possono quindi costituire oggetto/contenuto di segnalazione secondo quanto previsto dalla Normativa Whistleblowing e dalla Procedura Whistleblowing le informazioni che attengano esclusivamente ad aspetti della vita privata, senza alcun collegamento diretto o indiretto con l’attività aziendale del Soggetto Segnalato.

 

Inoltre, non rientrano nell’ambito di applicazione della Normativa Whistleblowing le contestazioni, rivendicazioni o richieste legate ad un interesse di carattere personale della persona segnalante, che attengono esclusivamente ai propri rapporti individuali di lavoro, ovvero inerenti ai propri rapporti di lavoro con le figure gerarchicamente sovraordinate.

 

Le comunicazioni di informazioni relative a irregolarità e/o violazioni che non rientrano nell'ambito oggettivo e/o soggettivo di applicazione della Normativa Whistleblowing pervenute tramite i canali interni (v. infra) saranno gestite in relazione ai profili utili al miglioramento del sistema di controllo interno e gestione dei rischi (SCIGR) della Società, precisando che al relativo processo di gestione non si applicano i vincoli imposti dalla Normativa Whistleblowing, ferma restando, in particolare, l’adozione di misure/accortezze volte a tutelare la riservatezza dell’identità del soggetto che ha trasmesso la comunicazione nell’ambito delle attività istruttorie conseguenti.

 

Premesso che l’acquisizione delle, o l’accesso alle informazioni oggetto delle segnalazioni non può essere effettuato commettendo un illecito penale, si ricorda che il soggetto segnalante non incorre in alcuna responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per l’acquisizione delle informazioni sulle violazioni o per l’accesso alle stesse. Altresì, è esclusa ogni responsabilità, anche di natura civile o amministrativa, per il soggetto che riveli informazioni sulle violazioni coperte dall’obbligo di segreto  o relative alla tutela del diritto d’autore o alla protezione dei dati personali, ovvero riveli informazioni sulle violazioni che offendono la reputazione del segnalato purché, al momento della comunicazione, vi fossero fondati motivi per ritenere che la rivelazione delle informazioni fosse necessaria per svelare la violazione e la segnalazione sia stata effettuata secondo quanto prescritto dalla Normativa Whistleblowing.

 

Per quanto possibile la segnalazione deve fornire elementi utili a consentire ai soggetti preposti di procedere alle dovute ed appropriate verifiche ed accertamenti a riscontro della fondatezza dei fatti oggetto di segnalazione ed in particolare:

• generalità del segnalante, con sua qualifica e ruolo attuali e all’epoca del fatto segnalato presso Rai Way o in relazione a rapporti con essa, e propri punti di contatto;
• descrizione del fatto oggetto della segnalazione, con indicazione, per quanto note, di circostanze di tempo e luogo in cui sono stati commessi i fatti segnalati;
• se conosciute, le generalità o comunque altri elementi, quali la qualifica o il settore in cui svolge/svolgeva all’epoca dei fatti la propria attività, che consentano di identificare gli eventuale/i soggetto/i segnalato/i; 
• indicazione, per quanto noto, di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto della segnalazione;
• eventuali documenti, per quanto noti, che possano confermare la fondatezza dei fatti riportati nella segnalazione ed ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati o anche agevolare la raccolta di evidenze in merito.

 

Rai Way ha messo a disposizione i seguenti canali interni di segnalazione:

 

• Piattaforma informatica dedicata - Da considerarsi in via preferenziale, cui si accede attraverso il link https://raiway.segnalazioni.net e seguendo le istruzioni ivi disponibili, che consentono di individuare correttamente il destinatario che gestirà la segnalazione (v. infra CHI GESTISCE LE SEGNALAZIONI);

 

• Segnalazione in forma orale - Attraverso il sistema di messagistica vocale presente nella piattaforma informatica dedicata indicata al punto precedente;

 

• Posta cartacea - in doppia busta chiusa, la prima con i dati identificativi del segnalante unitamente alla fotocopia del suo documento di riconoscimento (indicando all’interno un indirizzo riservato, non aziendale, a cui si potrà far riferimento al fine di fornire riscontri in merito alla segnalazione ricevuta), la seconda busta con la segnalazione; entrambe le due buste dovranno poi essere inserite in una terza busta chiusa da inviare alla sede legale della Società, intestata all’attenzione strettamente riservata del Responsabile della Funzione Audit di Rai Way S.p.A.. Ove la segnalazione abbia come soggetto segnalato tale Responsabile o un altro componente della Funzione Audit, la stessa dovrà essere intestata all’attenzione strettamente riservata del Presidente dell’Organismo di Vigilanza.

NB Si raccomanda di indicare sulla busta esterna (terza busta) che si tratta di una ‘Segnalazione Whistleblowing’.

È vietata l’apertura dei plichi così intestati da parte di soggetti diversi da quelli sopra indicati (v. anche infra COSA FARE SE SI RICEVE PER ERRORE UNA SEGNALAZIONE).

 

Tramite uno dei suddetti canali interni è comunque possibile richiedere un incontro diretto per effettuare verbalmente una segnalazione. In tale occasione, la segnalazione sarà documentata, previo consenso del soggetto segnalante, mediante registrazione su un dispositivo idoneo alla conservazione e all’ascolto oppure mediante apposito verbale.

 

La gestione delle segnalazioni che pervengono attraverso i canali interni sopra indicati è affidata alla Funzione Audit di Rai Way.

Nel caso in cui la segnalazione abbia come segnalato taluno dei componenti della Funzione Audit, la gestione della segnalazione sarà di competenza del Presidente dell’Organismo di Vigilanza.

 

Fermo restando l’assoluto divieto di aprire plichi cartacei su cui sia indicato come contenuto una ‘Segnalazione Whistleblowing’, chiunque, diverso dal soggetto preposto alla gestione delle segnalazioni, riceva una segnalazione transitata al di fuori dei canali dedicati, è tenuto a trasmetterla senza indugio, e comunque entro sette giorni dal suo ricevimento, in originale e con gli eventuali allegati, alla Funzione Audit (ovvero al Presidente dell’Organismo di Vigilanza per le Segnalazioni relative alla stessa Funzione Audit), utilizzando uno dei canali dedicati (v. sopra), nel rispetto di criteri di massima riservatezza e con modalità idonee a tutelare il soggetto segnalante e l’identità e l’onorabilità dei soggetti segnalati, astenendosi da qualsiasi iniziativa o comunicazione che possa pregiudicare tali aspetti e l’efficacia delle successive attività di accertamento, dando contestuale notizia della trasmissione al segnalante.

 

E’ possibile effettuare una segnalazione utilizzando il canale esterno dell’Autorità Nazionale Anti Corruzione (ANAC) secondo le modalità messe a disposizione dall’Autorità e le cui specifiche sono disponibili sulla pagina web della stessa al seguente link https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing, ove al momento della sua presentazione ricorra una delle seguenti condizioni previste dalla Normativa Whistleblowing:

• il canale di segnalazione interno non è attivo o non conforme a quanto prescritto dalla Normativa citata;
• il segnalante ha già effettuato una segnalazione interna secondo le modalità previste senza che la stessa abbia avuto seguito;
• il segnalante abbia fondati motivi di ritenere che, se effettuasse una segnalazione interna, alla stessa non sarebbe dato efficace seguito ovvero che la stessa segnalazione possa determinare il rischio di ritorsione;
• il segnalante abbia fondato motivo di ritenere che la violazione possa costituire un pericolo imminente o palese per il pubblico interesse.

 

Il gestore della segnalazione pervenuta attraverso i canali interni (Funzione Audit o Presidente dell’Organismo di Vigilanza), ricevuta la segnalazione stessa, è tenuto a: 

• dare avviso alla persona segnalante del ricevimento della segnalazione entro 7 giorni dalla data del suo ricevimento; 
• mantenere le interlocuzioni con la persona segnalante potendo richiedere a quest’ultima, se necessario, integrazioni; 
• dare diligente seguito alle segnalazioni ricevute e, quindi, svolgere l’istruttoria necessaria, anche avvalendosi di personale interno o esterno all’organizzazione (sempre nel rispetto degli obblighi di riservatezza);
• dare riscontro alla persona segnalante entro 3 mesi dalla data di avviso di ricevimento della segnalazione (o, in mancanza di detto avviso, dalla scadenza dei 7 giorni dal ricevimento) in ordine al seguito (ovvero l’azione intrapresa per valutare la sussistenza dei fatti segnalati, l’esito delle indagini e le eventuali misure adottate) che è stato dato o che si intende dare alla segnalazione.

 

Il gestore della segnalazione potrà, in particolare, a fini istruttori:

• comunicare con il segnalante per ricevere ulteriori informazioni, documentazione ed evidenze ritenute necessarie;
• coinvolgere strutture/organi aziendali competenti e/o richiedere la collaborazione di soggetti terzi esterni, garantendo comunque la tutela della riservatezza dell’identità del soggetto segnalante, del soggetto segnalato e delle persone comunque menzionate nella segnalazione (v. infra GARANZIE E TUTELE).

 

Concluse le attività, il gestore della segnalazione provvede a comunicare al segnalante l’esito finale delle attività svolte, che può consistere:

• nell’archiviazione della segnalazione ritenuta inammissibile (per mancanza dei requisiti oggettivi e/o soggettivi) o, ad esito dell’istruttoria, infondata;
• nell’esito delle indagini e degli eventuali provvedimenti e/o misure adottati, in caso di segnalazione di cui sia accertata la fondatezza.

 

Con riferimento alle segnalazioni inoltrate all’ANAC attraverso il canale esterno, le modalità di gestione delle stesse sono disponibili sulla pagina web dell’Autorità (https://www.anticorruzione.it/-/whistleblowing).

 

La Normativa Whistleblowing prevede, a determinate condizioni, specifiche garanzie e tutele a favore del segnalante, in alcuni casi estese anche ad altri soggetti espressamente individuati.

Riservatezza

L'identità del segnalante - e tutti gli elementi della segnalazione dai quali si possa ricavare, anche indirettamente, l’identificazione del soggetto - non può essere rivelata a persone diverse dal gestore della segnalazione, salvo che lo stesso segnalante non abbia dato il suo consenso espresso alla rivelazione.

La protezione della riservatezza è estesa all’identità delle persone coinvolte (c.d. soggetto segnalato) e delle persone comunque menzionate nella segnalazione fino alla conclusione dei procedimenti avviati in ragione della segnalazione, nel rispetto delle medesime garanzie previste in favore della persona segnalante.

 

Divieto di ritorsioni

Sono nulli il licenziamento, il mutamento di mansioni, l’adozione di misure disciplinari nonché qualsiasi altro comportamento, atto od omissione, anche solo tentato o minacciato, posto in essere dall’organizzazione in ragione della segnalazione, che provoca o può provocare un danno ingiusto alla persona segnalante.

Le misure di protezione del segnalante si estendono al “facilitatore” (ossia la persona fisica che assiste il segnalante nel processo di segnalazione, operante all’interno del medesimo contesto lavorativo e la cui assistenza deve essere mantenuta riservata), alle persone del medesimo contesto lavorativo del segnalante e che sono legate allo stesso da uno stabile legame affettivo o di parentela entro il quarto grado, ai colleghi del segnalante che lavorano nel medesimo contesto lavorativo di quest’ultimo e che hanno con detta persona un rapporto abituale e corrente, agli enti di proprietà del segnalante o per i quali lo stesso lavora, nonché agli enti che operano nel suo medesimo contesto lavorativo.

L’adozione di misure ritorsive può essere comunicata all’ANAC da coloro che le hanno subite, che ne informerà gli enti preposti per i provvedimenti di propria competenza.

 

Condizioni per usufruire delle tutele

Le misure di protezione contro condotte ritorsive non sono garantite al segnalante quando:

• al momento della segnalazione, il segnalante non aveva fondato motivo di ritenere che le informazioni sulle violazioni segnalate fossero vere e rientrassero nell’ambito della Normativa Whistleblowing;
• la segnalazione non è stata effettuata seguendo le indicazioni rilevanti previste dalla Normativa Whistleblowing;
• è accertata, anche con sentenza di primo grado: i) la responsabilità penale del Segnalante per i reati di diffamazione o di calunnia o comunque per i medesimi reati commessi con la denuncia all’Autorità giudiziaria o contabile, come prevista dalla Normativa Whistleblowing; ovvero ii) la sua responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave. In tali casi alla persona segnalante o denunciante può essere irrogata una sanzione disciplinare.

In ogni caso, i motivi che hanno indotto ad effettuare la Segnalazione sono irrilevanti ai fini della sua protezione.

 

N.B. Si fa presente che effettuando una segnalazione anonima (v. sopra) non si applicano le tutele di cui alla Normativa Whistleblowing, ivi previste solo per il soggetto nel caso in cui il segnalante sia stato successivamente identificato ed abbia subìto ritorsioni.

 

Ad integrazione delle informazioni fornite in sede di avvio del rapporto giuridico in essere, ai sensi degli articoli 13 e 14, Regolamento (UE) 2016/679 (di seguito: GDPR), Rai Way S.p.A., quale titolare del trattamento, informa i potenziali segnalanti, segnalati, facilitatori ed ogni altra persona fisica potenzialmente coinvolta nella gestione delle segnalazioni che il trattamento dei dati personali potrà riguardare eterogenee categorie di informazioni relative alle persone fisiche, ivi comprendendo, almeno potenzialmente, categorie particolari di dati personali (art. 9, GDPR) e dati personali relativi a condanne penali e reati (art. 10, GDPR). Basi giuridiche legittimanti il trattamento sono l’adempimento di un obbligo di legge (art. 6, comma 1, lett. c), GDPR) e, per quanto concerne i dati particolari e penali, rispettivamente le previsioni di cui all’art. 9, comma 2, lett. g) e art. 10, in combinato disposto con l’art. 2-octies, D.Lgs. 196/2003.

 

I dati identificativi del segnalante saranno visibili esclusivamente dalla funzione interna dedicata e caratterizzata dall’autonomia prescritta dal Decreto; in caso di utilizzo della piattaforma informatica, i dati saranno trattati da società esterne fornitrici della piattaforma stessa ed operanti quali responsabili del trattamento ex art. 28, GDPR ed eventuali sub fornitori tecnologici o di telecomunicazioni; l’eventuale rilascio del consenso al disvelamento dei dati identificativi del segnalante comporterà il potenziale trattamento da parte di altri uffici e funzioni aziendali e, se ritenuto opportuno o necessario, anche di terzi professionisti, consulenti. Non sono previste ulteriori fattispecie di comunicazione di dati personali, salvi i casi di esercizio dei diritti di far valere o difendere un diritto del titolare del trattamento o del responsabile o di terzi oppure obblighi imposti da norme di legge o di vigilanza in capo al Titolare e/o alle funzioni aziendali. Nessun dato personale sarà trasferito o conservato fuori dallo Spazio Economico Europeo.

 

I dati personali che manifestamente non sono utili al trattamento di una specifica segnalazione non sono raccolti o, se raccolti accidentalmente, sono cancellati immediatamente. In ogni caso, i dati saranno conservati per un periodo non superiore a cinque anni dalla data della comunicazione dell'esito finale della procedura di segnalazione.

 

Ad ogni interessato sono riconosciuti i diritti previsti dagli articoli 15 e seguenti, GDPR, con i limiti disposti dalla lett. f, comma 1, art. 2-undecies, D.Lgs. 196/2003, così come modificato dallo stesso D.Lgs. 24/2023. Pertanto, i diritti di cui agli articoli citati non possono essere esercitati qualora dall'esercizio di tali diritti possa derivare a un pregiudizio effettivo e concreto alla riservatezza dell'identità della persona segnalante. Sono fatti salvi i diritti di revoca dei consensi precedentemente rilasciati.

 

Per l’esercizio dei diritti può rivolgersi al Titolare del trattamento, scrivendo a RAI WAY S.p.A., Codice fiscale e P. IVA n. 05820021003, con sede legale in Via Teulada, 66, 00195 – Roma oppure inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo raiway@postacertificata.rai.it.

 

Per le finalità di cui all’art. 5 comma 1 lett. e) del D. Lgs. 24/2003, la presente informativa viene in particolare pubblicata sulla intranet aziendale della Società nonché nella sezione dedicata al ‘Whistleblowing’ del sito internet di quest’ultima.